FAQ - často kladené dotazy

Často kladené dotazy (Frequently Asked Questions)

Než začnete pracovat informačním systémem, je vhodné si přečíst návod. Přesto se však může stát, že v něm nenajdete všechno. Na této stránce budeme postupně zveřejňovat nejčastější dotazy žadatelů a odpovědi na ně. Přečtete-li si je, můžete předejít obtžím a problémům, které Vás mohou potkat.

Otázky jsou řazeny pod sebou, v textu můžete vyhledávat např. stiskem klávesové zkratky CTRL + F a zadáním Vámi hledaného slova...např. registrace.

1. Registrace

OT: Po registraci jsme nedostali registrační mail. Za jak dlouho přijde?

ODP: Systém odesílá registrační mail ihned po registraci. Pokud vám do 1 hodiny mail nepřijde, pak překontrolujte složku s nevyžádanou poštou (SPAM). Pokud ani tam nebude, napište na uživatelskou podporu na adrese http://is-prevence.msmt.cz/napoveda/zeptejte-se/

 

OT: Po registraci nám přišel mail bez uživatelského jména a hesla. Jak se přihlásíme do systému?

ODP: Systém odešle na zadanou registrační adresu uživatele registrační mail, ve kterém je internetový odkaz zajišťující aktivaci vašeho účtu. Je třeba přejít na tuto adresu (klikněte na tento odkaz nebo ho zkopírujte do adresního řádku internetového prohlížeče) a tím účet aktivujete. Teprve potom vám systém zašle uživatelské jméno a heslo.

 

2. Údaje o organizaci

OT: Během letošního roku jsme změnili právní subjektivitu na Spolek. Kde máme tuto změnu provést?

ODP: Přihlaste se do systému a klikněte na odkaz Údaje o organizaci (vpravo nahoře). V kapitole Nastavení organizace v části Fakturační údaje organizace změňte položku v poli Právní subjektivita na Spolek.

 

OT: Letos jsme změnili banku. V dokumentech organizace mi nejde smazat starý soubor a nahradit ho novým.

ODP: Z důvodů zachování historie jsou jednou vložené soubory v systému archivovány a nelze je smazat. Při hodnocení projektů se však přihlíží pouze k nejnověji vloženému dokumentu daného typu. Vložte tedy nový dokument o aktuální (nové) bance. Ten se zařadí do nového roku a systém připojí k žádosti ten novější dokument.

 

OT: Loni jsme nahrávali všechny dokumenty o organizaci a ještě jsme je přikládali v listinné podobě. Když se nic nezměnilo, musíme dokumenty znovu nahrávat do systému a posílat je vytištěné?

ODP: Ne, pokud jsou dokumenty o organizaci nezměněné, není třeba je do systému nahrávat znovu. K žádosti se automaticky připojí výpis těch dříve vložených a není třeba je znovu tisknout a přikládat k žádosti.

 

3. Zakládání a editace obsahu projektu

OT: Chceme v projektu poskytovat všeobecnou i indikovanou prevenci. Systém nám ale neumožňuje v projektu vybrat oba druhy prevence. Jak to máme udělat?

ODP: Jeden projekt může být zaměřen pouze na jeden typ prevence – liší se totiž cílová skupina i metody práce. Proto musíte založit dva projekty, každý pro jeden typ prevence.

 

OT: Chceme podat víceletý projekt až do roku 2017. Kde zadám, že se jedná o víceletý projekt?

ODP: V kapitole Základní údaje o projektu zadejte do pole Realizovat do datum např. 31.12.2017. Přesahuje-li toto pole do dalšího roku, systém považuje projekt za víceletý. Žádné speciální pole pro víceleté projekty zde není.

 

OT: Jaký rozpočet máme zadat u víceletých projektů, na celé období nebo jen na jeden rok?

ODP: U víceletých projektů vyplňujete nejen náklady, ale i zdroje pouze na následující kalendářní rok.

Textová pole v kapitole Základní idea a popis projektu (popis projektu, přínos pro cílovou skupinu, harmonogram, … popište pro celé období s podrobnějšími informacemi o následujícím roce. Tyto texty se vám potom objeví příští rok předvyplněné.

 

OT: Při vyplňování polí v kapitole Základní idea a stručný obsah projektu mi po kliknutí na políčko Uložit vyskočí hláška: formulář obsahuje chyby, napravte je prosím.

ODP: Systém bere celý formulář jako jeden celek, přičemž všechna pole jsou pro vyplnění povinná. Pro systém je tedy nevyplněné pole považováno za chybné. Pro uložení informací v této záložce je třeba mít ve všech polích alespoň nějaký text, byť nesmyslný (stačí jedno písmeno). To vám umožní záložku uložit a poté se vrátit k jednotlivým polím a dopsat do nich již platné informace.

 

OT: Při vyplňování polí v kapitole Základní idea a stručný obsah projektu mne systém odhlásil a data se mi neuložila. Jak to mám udělat, abych o data nepřišla?

ODP: Systém bere celý formulář jako jeden celek, čili je třeba ukládat celý formulář najednou. Při delší době vyplňování, resp. nečinnosti vás systém z bezpečnostních důvodů odhlásí. Abyste nepřišli o data, vložte buď do každého textového pole na začátku alespoň jeden znak a ukládejte pak formulář průběžně nebo si texty napište kompletně ve wordu a pak je překopírujte do jednotlivých polí formuláře.

 

OT: Loni jsme žádali na projekt pro realizaci prevence na naší škole a přikládali jsme soubor s adresou naší školy. Letos jsme toto pole nenašli. To již není potřeba přikládat ani do systému a ani v listinné podobě?

ODP: Pokud realizujete projekt pro klienty vlastní organizace, pak v kapitole Základní údaje o projektu v poli Řeším projekt pro cílovou skupinu zvolte položku pouze své organizace. Tím je nahrazeno přikládání externího souboru.
Seznam škol přikládají pouze ty organizace, které realizují projekt pro jiné subjekty.

 

OT: Po vložení "úvozovek" do textových polí formuláře se mi nechce text uložit. Co s tím?

ODP: Do všech polí prosím pište texty bez uvozovek. Chcete-li nějaká slova zvýraznit, napište je VELKÝMI PÍSMENY.

 

OT: Když jsme vyplnili v kapitole Cílová skupina u všeobecné prevence počet škol, počet tříd a počet pedagogů, tak se mi v žádosti objevila i nevyplněná pole Počet žáků, Počet skupin resp. Velikost skupin. Kde mám tato pole vyplnit?

ODP: Pro každý typ prevence (všeobecná, selektivní, indikovaná) se zobrazují jiná pole. Proto ostatní nejsou v žádosti vyplněna a je to v pořádku.

 

4. Uzavření a podání projektu

OT: Ukončili jsme projekt v systému. Kde najdeme vlastní žádost, kterou bychom vytiskli?

ODP: Po uzavření projektu se tento projekt v přehledu projektů z části Rozpracované projekty do části Podané projekty v tomto roce. Zde je u každého projektu v posledním sloupci odkaz Stáhnout PDF žádosti. Tento dokument vytiskněte, nechte podepsat statutárním zástupcem a s povinnými přílohami sešité zašlete na sběrnou adresu.

  

OT: Jak se dozvíme, že je náš projekt v pořádku nebo že máme něco doplnit?

ODP: Po provedení formálního hodnocení systém
a) zobrazuje stav projektu v systému v části Podané projekty v tomto roce, nebo při vrácení v části Vrácené projekty k doplnění. V obou případech najdete u svého projektu Protokol o formálním hodnocení, kde najdete kopii závěrů formálního hodnocení.
b) odesílá informační maily na adresy uživatele, který organizaci registroval (viz Údaje o organizaci, kapitola Nastavení uživatele, pole Váš e-mail) a současně na kontaktní adresu organizace (viz Údaje o organizaci, kapitola Nastavení organizace – pole Kontaktní informace organizace – e-mail)

Vzhledem k obecné nespolehlivosti mailů doporučujeme po podání projektu průběžně sledovat v systému stránku Projekty, kde se zobrazují stavy a jejich změny u všech projektů včetně termínů na případné doplnění ... alespoň do 15.10., kdy končí formální hodnocení.